Coalition des services à l’enfance, à la jeunesse et aux
familles du comté de Simcoe

Objet

La Coalition des services à l’enfance, à la jeunesse et aux familles du comté de Simcoe (CSEJF) est une entité collaborative conçue pour rehausser l’efficacité du système de prestation des services dans le comté de Simcoe au nom des enfants, des jeunes et de leurs familles. À titre d’entité sans personne morale, la coalition n’exerce aucune force obligatoire sur ses membres; elle existe pour mieux coordonner leurs efforts collectifs de desservir les enfants, les jeunes et leurs familles. Le conseil obtient son influence des membres de la coalition et fonctionne par la persuasion et le consensus. Il est essentiel que les membres continuent à investir dans la mission de la coalition et à veiller à ce que leurs intérêts et ceux de leurs clients soient bien servis par les initiatives de la coalition.

Les présents actes constitutifs ont pour but de définir clairement la structure, l’autorité de prise de décisions et l’étendue des pouvoirs, la responsabilité financière et les règles d’appartenance. Le conseiller juridique conseille à la coalition de préciser ces questions au moyen d’actes constitutifs si elle choisit de demeurer une entité sans personne morale.

Mission

Optimiser la capacité, l’efficacité et l’originalité culturelle du système des services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille au moyen d’efforts collectifs.

Structure

 

Prise de décisions, étendue des pouvoirs

Conseil de la coalition (environ 35 membres) Composé de membres de la coalition qui appuient la mission de la coalition, paient une cotisation annuelle à échelle mobile et nomment un membre du personnel cadre qui les représente aux réunions mensuelles du conseil. Principal organisme décisionnaire en matière de politiques, de planification et de budgétisation. Le conseil est orienté par le secrétariat et les tables d’infrastructure et de planification qu’il autorise à effectuer des recherches, à discuter et à présenter des recommandations dans les domaines indiqués ci-dessous. Assure la supervision et la direction de la coalition de manière à garantir l’harmonisation avec le plan stratégique global. Approuve et contrôle le budget annuel. Crée un forum d’échange d’information, de réseautage et d’éducation ou d’inspiration des membres.

Secrétariat

(8 membres) Composé de la présidence, de la coprésidence et de la présidence sortante de la coalition; et de deux coprésidences qui siègent à la table d’infrastructure et à la table de planification. Contrôle la circulation au sein de la coalition en décidant où diriger les questions aux fins de recherche, de discussion et de recommandation. Fournit la direction-cadre par le biais des coprésidences des tables et du conseil, et l’orientation des travaux du conseil et des tables de la coalition. Assure la communication et l’aiguillage appropriés au conseil de la coalition et à ses intervenants communautaires. Veille au leadership continu des tables en présentant des recommandations annuelles au conseil en matière de coprésidences des tables. Peut prendre des décisions au nom du conseil lorsque ce dernier l’autorise à le faire (par exemple, pendant les vacances d’été).

Table de planification

(environ 15 membres) Dans le cadre du plan stratégique de la coalition, encourage la planification intégrée et coordonne les projets de la coalition, notamment :

• Identifier les besoins non-satisfaits des enfants, des jeunes et des familles du comté de Simcoe.
• Identifier les occasions de collaboration et encourager l’élaboration de propositions.
• Recevoir les propositions de nouveaux projets et déterminer leur adaptation aux priorités de la coalition.
• Encourager le remaniement des projets de la coalition pour mieux servir les enfants, les jeunes et les familles en présentant des recommandations à cet effet au conseil.
• Encourager le remaniement des travaux des membres de la coalition pour optimiser leur impact collectif.
• Garantir que les initiatives sont basées sur les pratiques exemplaires et des résultats réalistes.
• Superviser les projets et assurer la transition vers un programme permanent s’il y a lieu.
• Présenter des recommandations en matière de croissance de la capacité au sein du système.
• Agir comme liaison efficace entre le réseau Meilleur départ, le réseau COMPASS, le Réseau de traitement des enfants et divers groupes de travail de la coalition associés à son secteur de responsabilité.

Table d’infrastructure

(environ 12 membres) Appuie les travaux de la coalition d’après le plan stratégique en fournissant :

• des processus simplifiés et efficaces qui appuient les travaux de la coalition et de ses membres
• des fonctions de ressources humaines pour le recrutement, les entrevues, et les recommandations d’embauche du personnel contractuel
• des systèmes efficaces de gestion des budgets et des finances
• l’examen des demandes d’adhésion de membres et la présentation au conseil de recommandations d'acceptation
• un système de communication efficace, y compris la communication sur le Web, la gestion du logo, etc.
• l’accès facile des membres aux ressources supplémentaires partagées tels les liens aux sources de données communautaires sociales pour les membres, les occasions de formation, etc.
• la liaison efficace avec les groupes de travail de la coalition associés à ses secteurs de responsabilité (p. ex. LEAD)
• la personne occupant le poste d’adjoint administratif assure la mise en archives des dossiers de la coalition.

Responsabilité financière

(Voir l’Annexe A Fiduciaire financier) Puisque la coalition n’est pas un organisme incorporé, elle ne peut pas être propriétaire de biens, entreprendre des contrats, intenter des poursuites ou être poursuivie, ou protéger ses membres ou le conseil contre la responsabilité personnelle dans l’éventualité improbable d’une poursuite en justice. En ce qui a trait à la responsabilité financière, la coalition doit collaborer avec un organisme membre qui convient d’agir à titre de fiduciaire pour tout financement reçu ou tout contrat entrepris, y compris les dispositions prises à l’égard du personnel contractuel.

Dans ce contexte, le conseil est responsable d’adopter et de contrôler le budget annuel établi par le personnel contractuel de la coalition en consultation avec la table d’infrastructure. Le personnel est responsable de la tenue de livres et de la présentation de rapports au conseil et à la table d’infrastructure, en consultation avec le fiduciaire financier. L’organisme fiduciaire reçoit, gère et débourse les fonds, et entreprend les contrats au nom de la coalition.

Admissibilité des membres

• Les membres admissibles de la coalition consistent en des organismes publics ou sans but lucratif au service des enfants, des jeunes et de leurs familles (aucun particulier ni organisme à but lucratif), présentent une demande d’adhésion à la table d’infrastructure, appuient la mission de la CSEJF, et paient une cotisation à échelle mobile (de 100 $à 7 500 $ selon la tranche de budget réservée aux services à l’enfance et à la jeunesse).
• Les représentants d’organismes non membres peuvent siéger aux groupes de travail de la CSEJF, mais ne sont pas admis aux tables ni au conseil.
• Les organismes de financement sont invités à siéger au conseil à titre de membres d’office (sans frais de cotisation, ni droit de vote).
• Les coordinations d’importantes initiatives en harmonie avec les principales priorités de la coalition peuvent être invitées à siéger au conseil pendant la durée de l’initiative (sans frais de cotisation, ni droit de vote).

Attentes face aux membres

L’adhésion à la coalition apporte à la fois obligations et avantages. Les avantages comprennent l’occasion de :

• participer à l’évaluation collective des besoins communautaires en matière de programmes et de services
• établir des relations et améliorer la compréhension des travaux d’organismes membres parmi d’autres organismes communautaires
• obtenir l’appui de la communauté pour les activités ou initiatives que les membres organisent ou désirent faire avancer
• travailler ensemble à revendiquer les services
• créer une synergie d’actions et une continuité de service dans les cas où les mandats sont connexes ou se recoupent
• remplir le mandat et influencer les programmes dans la région.

Obligations :

• un membre du personnel cadre s’engage à se préparer aux réunions mensuelles du conseil et à y participer
• les organismes membres participent activement à la planification stratégique, à l’élaboration de politiques, aux initiatives et activités de la coalition
• représenter le point de vue de la coalition et unir les voix sur les questions revêtant une importance pour l’ensemble des membres. Les organismes membres appuient les orientations formulées par la coalition et les défendent.
• être prêt à appuyer les autres en revendiquant certains programmes, positions ou questions qui sont pertinents uniquement à cet organisme membre.