Table d’infrastructure Mandat

Mission de la coalition Optimiser la capacité, l’efficacité et l’originalité culturelle du système des services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille au moyen d’efforts collectifs.

Objectif
Créer les systèmes de soutien qui permettent à la coalition de poursuivre ses activités de manière efficace et rentable en optimisant les ressources partagées. Ceci comprend les procédés et outils de gestion financière et de développement de fonds, de gestion des ressources humaines, de communication efficace et d’accès aux données pertinentes.

Fonctions
Appuyer les travaux de la coalition d’après le plan stratégique en fournissant :

• des processus simplifiés et efficaces qui appuient les travaux de la coalition et de ses membres
• des fonctions de ressources humaines pour le recrutement, les entrevues, et les recommandations d’embauche du personnel contractuel
• des systèmes efficaces de gestion des budgets et des finances
• l’examen des demandes d’adhésion de membres et la présentation de recommandations d'acceptation au conseil
• un système de communication efficace, y compris la communication sur le Web, la gestion du logo, etc.
• l’accès facile des membres aux ressources supplémentaires partagées tels les liens aux sources de données communautaires sociales pour les membres, les occasions de formation, etc.
• la liaison efficace avec les groupes de travail de la coalition associés à ses secteurs de responsabilité (p. ex. LEAD)
• la personne occupant le poste d’adjoint administratif assure la mise en archives des dossiers de la coalition.

Membres
(nombre idéal 12 à 15 membres) Les membres de la table d’infrastructure appartiennent aux organismes membres de la coalition qui possèdent des connaissances dans l’une des fonctions énumérées ci-dessus. Les membres sont responsables d’être assidus et ont le choix de nommer un remplaçant au besoin, mais non comme option de rechange régulière. Les membres sont redevables à la table pour les tâches convenues. On demande aux membres de s’engager à un mandat de deux ans, jusqu’à un maximum de deux mandats.

Sélection des coprésidences
Le conseil nomme les coprésidences de la table d’infrastructure suite aux recommandations du secrétariat. Les coprésidences sont responsables de recruter les membres de la table. Chaque coprésidence s’engage à un mandat de deux ans pendant lequel elle siège aussi au secrétariat. Les mandats sont échelonnés de manière à permettre à une coprésidence d’assumer la direction avec l’aide de la personne qui occupe le poste depuis un an.

Déroulement des réunions
Les coprésidences établissent l’ordre du jour de la table en consultation avec le personnel et les membres de la table. ll faut un quorum de la table (50 % des membres) pour poursuivre les activités. Dans la mesure du possible, les décisions sont prises par consensus. Si le consensus s’avère impossible, la coprésidence soumet la question au scrutin qui requiert 2/3 des votes des membres présents aux fins d’adoption.

Fréquence des réunions
La table se rencontre 8 à 10 fois par année et, au besoin.

Communication
Le procès-verbal est distribué aux membres de la table d’infrastructure et il est affiché sur le site Web de la coalition pour que les intervenants puissent y accéder.

Groupes associés à la table
Groupe consultatif en matière de financement, LEAD

Réexamen
Le présent mandat est réexaminé tous les deux ans.