Table de planification Mandat

Mission de la coalition Optimiser la capacité, l’efficacité et l’originalité culturelle du système des services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille au moyen d’efforts collectifs.

Objectif
La table de planification encadre le processus de planification stratégique de la coalition en assurant l’élaboration, la surveillance et l’évaluation du plan stratégique. Elle encourage la planification intégrée effectuée par les membres de la coalition et la coordination des projets de la coalition.

Fonctions

• Surveille les nouveaux travaux de la coalition tels qu’énumérés dans le plan stratégique de la coalition.
• Reçoit les rapports réguliers du personnel et des groupes de travail en matière de progrès réalisés au chapitre des plans de travail qui appuient les objectifs stratégiques.
• Aide à trouver du financement pour les nouvelles initiatives et facilite une évaluation annuelle des progrès pour en communiquer les résultats au conseil.
• Examine les rapports de progrès touchant les nouveaux projets qui font partie du plan stratégique et présente des recommandations au conseil pour veiller à ce que les trois objectifs prioritaires du plan bénéficient des ressources du personnel et des groupes de travail de la coalition, au besoin.
• tous les deux ans, convoque une journée de planification rassemblant la coalition entière.

Les composantes que surveille la table de planification touchent la création et le contrôle d’un processus de planification stratégique qui :

• identifie les besoins non-satisfaits des enfants, des jeunes et des familles du comté de Simcoe.
• identifie les nouvelles occasions de collaboration et encourage l’élaboration de nouvelles propositions.
• reçoit les propositions de nouveaux projets et détermine leur adaptation aux priorités de la coalition.
• garantit que les initiatives sont basées sur les pratiques exemplaires et des résultats réalistes.
• aide à obtenir le financement qui appuie les nouvelles initiatives.
• présente des rapports annuels au conseil de la coalition sur les progrès réalisés au plan stratégique.
• tous les deux ans, convoque une journée de planification rassemblant la coalition entière.
• supervise les projets et en assure la transition vers un programme permanent s’il y a lieu.

Membres
(nombre idéal 12 à 15 membres) Les membres de la table de planification appartiennent aux organismes membres de la coalition. Les membres sont responsables d’être assidus et ont le choix de nommer un remplaçant au besoin, mais non comme option de rechange régulière. Les membres sont redevables à la table pour les tâches convenues. On demande aux membres de s’engager à un mandat de deux ans, jusqu’à un maximum de deux mandats.

Sélection des coprésidences
Le conseil nomme les coprésidences de la table de planification suite aux recommandations du secrétariat. Les coprésidences sont responsables de recruter les membres de la table. Chaque coprésidence s’engage à un mandat de deux ans pendant lequel elle siège aussi au secrétariat. Les mandats sont échelonnés de manière à permettre à une coprésidence d’assumer la direction avec l’aide de la personne qui occupe le poste depuis un an.

Déroulement des réunions
Les coprésidences établissent l’ordre du jour de la table en consultation avec le personnel et les membres de la table. ll faut un quorum de la table (50 % des membres) pour poursuivre les activités. Dans la mesure du possible, les décisions sont prises par consensus. Si le consensus s’avère impossible, la coprésidence soumet la question au scrutin qui requiert 2/3 des votes des membres présents aux fins d’adoption.

Fréquence des réunions
La table se rencontre 8 à 10 fois par année.

Communication
Le procès-verbal est distribué aux membres de la table de planification et il est affiché sur le site Web de la coalition pour que les intervenants puissent y accéder.

Groupes associés à la table
À déterminer.

Réexamen
Le présent mandat est réexaminé tous les deux ans.